檔案數字化加工介紹

以傳統紙張為載體的保存方式，占據了大量的空間，需要特殊的環境，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。而將紙介質文件信息進行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲、管理、共享等功能，這樣還可以減少文件庫房占地，節省保管設備和人員方面開支，又方便統計和進行遠程查詢。因此，將檔案、期刊、文件等資料通過掃描儀，掃描成圖像文件，再通過處理轉換成電子文檔，建立目錄和索引，制作成電子文件，已是當務之急。

檔案數字化的基本流程

消藍處理

對掃描的圖像進行處理：進行消藍處理

圖像處理

對掃描的圖像進行處理：去污、裁邊進行亮度對比度的調整

掛接

將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目

質檢

質檢人員先填寫內部質檢交接單，然后將掛接完成的模塊進行圖片和條目的雙重質檢

數據入庫

由該項目的技術人員將加工完并審核，其進行數據倒入相應的庫中

訂卷

將加工完成的案卷按國家整理檔案管理規定的標準進行裝訂

還卷

如加工完成的案卷需要清點無誤后交還于客戶，并由客戶方在檔案交接登記簿上簽字

檔案數字化加工還需要做哪些準備工作？

1、核對卷內文件目錄與檔案是否相符；

2、核對卷內文件目錄與卷皮上的件數、頁數是否相符；

3、檢查掃描完畢的檔案有無破損、幅面過小的情況，其對破損、幅面過小的檔案進行于裱糊的方式修補；

4、將整齊的檔案用兩個裝訂夾同時夾住檔案與裝訂邊的上方和下方；

5、將已夾整齊的檔案放至裝訂臺，左手食指與中指分開，摁住裝訂邊的中間位置，右手持電鉆在食指與中指之間打孔，電鉆應垂直于檔案，用同樣的方法將檔案的裝訂邊打三孔即可。

檔案數字化加工簡介

應根據數字檔案管理系統的設計模板建立圖像、文件命名方法的存儲結構，并完整地描述相關文檔。其包括人員登記表、數字化處理文件登記表、統計表、質量檢查表、編碼描述文件、數據描述等。

中泰德信檔案管理系統中為用戶提供了豐富的檔案流程模板，可以很好地滿足用戶的各種登記和使用，同時，也能夠很好地保障內容規范性。這些模板除了系統內置的以外，還支持自定義，且用戶在具體的使用過程中，非常地方便。