檔案整理服務內容

檔案整理是通過一系列手段將收集來的檔案進行科學的組織，使之條理化、系統化，這是一項非常重要的檔案工作環節。檔案整理可以為檔案的保管、統計、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，也可以對鑒定檔案的價值提供準確、系統的依據。

另一方面檔案整理也能夠完整地反映社會活動、歷史事件和歷史人物的本來面貌。可以充分發揮檔案的憑證、參考作用，體現檔案的利用價值。

檔案數字化之前要先整理整體建庫和補充著錄

檔案數字化之前的整理工作包括整體建庫及補充著錄兩方面。在進行檔案數字化時對于沒有完整著錄信息的單位需要對目錄集中著錄和建庫，在完成編目工作后，才有可能銜接數字化對象審批、檔案出庫、整理、檢查核對等工作；對于已建庫但條目信息仍不完整的，應該對缺失、錯誤等信息進行糾正，以確保信息完整，從而支援檔案數字化成果的服務利用工作。如進一步設置及補充人名、地名、附件等著錄項目。

對于檔案實體整理標準是客觀判斷來進行合理干預及真實還原

檔案實體是數字性和保護的客體，是數字化設備的直接作用對象，是直接影響檔案數字化品質的關鍵因素之一。在實施數字化之前，對于檔案實體的客觀整理標準就是客觀判斷檔案實體狀態，干預、真實還原，大限度保留原始檔案的原汁原味。它的整理標準包括：頁碼標記完整準確，不缺頁跳頁；檔案案卷或文件整潔整齊，無卷邊，無折頁；如遇紙張發脆或載體破杯（如蟲蛀、磨損等）要以宣紙托裱、修補或加固；頁碼規范，無跳頁缺頁漏頁；脊背裝訂且紙張狀況良好的可視情況進行裁剪，非標準規格的檔案應通過接邊、襯紙等方式進行加工，做好這些利于快速掃描。

檔案整理的分類和實用整理步驟

根據所有的檔案把不同類別的檔案區分開來；鑒別每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同類別的檔案材料作為一個組卷單位，不同類別、不同保管期限 資料不能混裝在同一個檔案盒中。排序采用年度一保管期限一分類的方法，同一保管期限的檔案資料，同一責任者的檔案資料按檔案形成的時間先后排序，報告、請示件要同批示、批復一起組件，批復、批示在前，請示報告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;轉發件在前，被轉發件在后重大活動資料可裝訂成冊，作為一件。在組卷過程中，去掉 重復的檔案材料，同類文件較少的能夠立薄卷。