檔案整理時應(yīng)根據(jù)實際情況靈活針對性處理

在進行檔案級整理時，通常根據(jù)檔案管理的文件要求，分別按照產(chǎn)品型號、編號、項目、設(shè)備型號等分類對這幾類檔案進行整理，但在具體的整理工作中，常會遇到某一產(chǎn)品、某一設(shè)備、某一項目的資料不全，甚少的情況如仍按照上述要求進行分類，會導(dǎo)致檔案子類目數(shù)量不斷增加，數(shù)量過多影響檔案信息的查找和管理，反而人為地增加了檔案管理的復(fù)雜性。

檔案工作需要循序漸進

許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質(zhì)檔案沒有準備好之前不要進入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。

檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數(shù)字化加工。

檔案案卷的加工整理和運籌方向

檔案案卷的加工整理內(nèi)容: 案卷內(nèi)文件編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫案卷封面，案卷裝封等; 確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號，編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點:零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯結(jié)合而組成的;零散文件的整理程序及其實際運用較為復(fù)雜，但如運籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織的更為科學(xué)。