檔案在存儲前需要如何進行分類？

文件資料應根據其相互聯系、保存價值而進行分類立卷，保證齊全、完整，才能反映安全生產主要情況，以便保管和利用;

應根據文件資料的重要性，以及檔案時間分、長期和短期三種，進行時間整理和分類歸檔

各種文件資料按一定的特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄，其不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

檔案備份用途和利用用途的區別

從檔案備份保護用途的角度考慮,紙質檔案數字化注重數字化成果的圖像品質，圖像必須清晰、分辨率高，能夠保持檔案的原貌，但是圖像品質越高，相對應的文件存儲容量肯定也越大。從利用用途的角度考慮，紙質檔案數字化注重數字化成果的利用效率，圖像文件不宜過大，否則影響網絡傳輸時間和調用速度。這兩種不同的用途對檔案數字化的要求也會有所不同，在實際操作中，我們可以對數字化成果采取兩種不同的文件存儲格式同時進行保存，一種備份用途，一種利用用途，備份用途的采用大文件存儲，利用用途的采用小文件存儲。

檔案存儲的工作過程

存儲 經索引和校對后的圖像信息，要存入中心數據庫。但在存儲之前必須進行壓縮以限度的節約存儲空間。經壓縮后的圖像數據終存入光盤庫。

查詢:需要查詢時，可以用多種方法來檢索，可以使用條件查詢或模糊查詢的方式，而不一定要知道憑證的全部要素。比如按名稱、按發生日期范圍檢索等。通過快速檢索技術，查詢工作站可以通過網絡同時檢索文檔圖像。如果在分館等下級單位，可以通過下發光盤或通過廣域網來進行查詢。

輸出:文檔被檢索出來之后，可以自動還原顯示在計算機的彩色顯示器上，并且還可以根據用戶的需要使用彩色打印機以 1:1 的比例把原始圖像還原打印輸出或使用傳真機把圖像傳真出去或是通過E-MAL 把圖像發送到終端。