檔案數(shù)字化加工

1、在拿到一卷或一件檔案時(shí)，根據(jù)裝訂物而選擇相對(duì)應(yīng)的工具拆除檔案：如：三線一孔裝訂物用剪刀、不銹鋼釘裝訂物用取釘器、膠裝用刀子等；

2、左手需摁住檔案，右手可剪開(kāi)裝訂線或取出釘書釘；

3、用手將檔案一頁(yè)一頁(yè)的拆分開(kāi)，比如有粘貼在一起的需要在不破壞檔案完整性的情況下拆開(kāi)，如若拆開(kāi)會(huì)損壞檔案，所以不建議強(qiáng)拆，掃描時(shí)可以用平板掃描儀進(jìn)行掃描；

4、拆開(kāi)的檔案用卷皮包裹，以防與其他類別的檔案交叉。

檔案數(shù)字化加工

在整理檔案時(shí)，常會(huì)發(fā)現(xiàn)有檔案破損以及正文與復(fù)印件如何區(qū)分等情況，為了方便掃描，破損情況嚴(yán)重的檔案需進(jìn)行托裱。復(fù)印件檔案需在該文件的首頁(yè)右上角加蓋藍(lán)色“F”字樣，以便在查找利用時(shí)區(qū)分正文件與復(fù)印件。

且每次的校對(duì)是為了減輕后續(xù)工作量，提高掃描速度，將整理后的檔案以50%進(jìn)行抽查，抽查檔案是否達(dá)到上述整理要求所涉及到的內(nèi)容。

檔案數(shù)字化加工

檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理的先進(jìn)性：

提高經(jīng)濟(jì)效益；過(guò)去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決難題的這一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

檔案數(shù)字化管理的重要性

數(shù)字化檔案管理可以把資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的提拔需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案在事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

且將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，將數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。