檔案數字化加工的過程

（1）數據錄入

對檔案信息進行著錄

（2）數據質檢

實體檔案與系統(tǒng)里的電子條目每字段信息進行核查。

（3）數據轉換

將掃描文件轉換為TIFF、JPG等文件或雙層PDF文件，利用OCR識別技術進行全文檢索

（4) 數據掛接

將圖像信息一一掛接到相對應的目錄數據下利用軟件檔案管理系統(tǒng)識別信息功能輔助批量掛接，準確率達

檔案數字化加工掃描時的注意事項

1、送紙進入小圖掃描儀時確保檔案端正、不歪斜；

2、檔案順序不能亂，不混檔，避免增加還原裝訂的工作量；

3、掃描時應注意掃描成像質量，例如：出現圖像變形、有彩杠等與原始圖像不一致時應及時補掃；

4、雙面（反面有文字信息或其他信息）有內容時，注意雙向掃描避免漏頁的情況發(fā)生；

5、掃描時盡量不要損壞紙張，注意保持原檔原貌；

6、同一卷有大圖掃描和小圖掃描，其圖像合卷應注意相對應的卷號，且合卷時不能修改、移動、刪除卷內的圖像；

檔案數字化加工的中心步驟

在檔案數字化加工過程中，想要完成紙質檔案的數字轉化，需提高下檔案查詢效率，實現檔案信息共享，其中心步驟：

檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行分類整理，包括對檔案進行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，其頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。

如果發(fā)現檔案有出現折皺不平會影響到后期掃描質量的文件，應進行相應處理；如果文件存在破損，要先進行技術修復并做好標注；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區(qū)分標注。

掃描完成后，需采用自動化處理和人工處理相結合的方式，逐張檢查圖像質量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，其次圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發(fā)現不符合圖像質量要求及時進行調整改正，確保圖像順序正確和質量。