檔案數字化加工

1、在拿到一卷或一件檔案時，根據裝訂物而選擇相對應的工具拆除檔案：如：三線一孔裝訂物用剪刀、不銹鋼釘裝訂物用取釘器、膠裝用刀子等；

2、左手需摁住檔案，右手可剪開裝訂線或取出釘書釘；

3、用手將檔案一頁一頁的拆分開，比如有粘貼在一起的需要在不破壞檔案完整性的情況下拆開，如若拆開會損壞檔案，所以不建議強拆，掃描時可以用平板掃描儀進行掃描；

4、拆開的檔案用卷皮包裹，以防與其他類別的檔案交叉。

檔案數字化加工該如何做呢？

（1）紙質檔案數字化需要相應的設備和場所，數字化處理的場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監控等消防系統和安防系統。

（2）數字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、備份設備、數碼相機等則更好。

（3）數字處理工作還需要相應的軟件系統支持，如操作系統、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數字處理工作的安全和保障。

中泰德信公司擁有完備的檔案管理系統，并且支持掃描儀、掃描程序，可以很好地利用外接設備，將實物檔案進行電子化，還能保存到系統當中。

檔案數字化管理的重要性

數字化檔案管理可以把資料及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的提拔需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。

與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案在事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

且將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，將數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。