首先，簡化了工作流程。傳統醫學檔案管理是人工整理、登記，耗費了大量的人力、物力、財力，并且出錯率比較高。現在采用數字化的檔案管理模式，極大地簡化了工作流程，數字化檔案管理是采用計算機技術、掃描技術、攝影技術、數據庫技術、多媒體技術以及存儲技術等，將傳統紙質的資源轉化為數字化的檔案信息，以數據庫的形式進行儲存。數字化的存儲模式能夠實現及時利用、有效共享，對檔案的現代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數字化的檔案管理模式可以隨時修改，隨時調動，既方便又迅速。

其次，數字化管理靈活，直觀性強。在醫院中如果想要查詢檔案的借記情況，在計算機上直接輸入借記人的信息就可以查 閱，管理人員可以及時地查到相應的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時間，而且提高了檢索的準確率。在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關信息，這對檔案原件來說是極大的保護，可以延長紙質檔案的存放時間。在檔案的錄入及整理上，數字化技術有著人工檔案管理沒有的優勢，可以減少出錯率，檔案提高的利用率。

實施數字化模式后，統計工作變得輕松、有效。醫院檔案管理是醫院里比較棘手的問題，現在數字化的檔案管理模式，極大地簡化了傳統檔案工作模式，有效提高了工作效率，對醫院整體的發展具有重要的推動作用。因此，針對醫院檔案數字化管理中存在的問題，采取對應的策略具有重要意義。

房產測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發企業和房屋業主個人隱私及信息安全。盡管房產測繪檔案數字化管理是社會和經濟發展的必然要求，但必須注意到，在推動實現房產測繪檔案數字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。

（一）房產測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證

在電子文檔給人們生活、學習、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優點的同時，也帶來不利于房產測繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數據丟失、信息泄密、人為破壞等。

（二）房產測繪檔案信息系統缺乏通用性和科學性

國家沒有形成統一的房產測繪檔案管理信息系統，各地甚至各部門都在研究開發適合本地區本部門的信息系統。由于層次、標準各不相同，使得系統的通用性較差，基礎數據難以交換、難以共享，不能適應房產測繪檔案信息資源共享的基本要求。

智慧檔案館建立的關鍵點

資源多元。檔案資源是智慧檔案館的信息基礎。智慧檔案館的信息資源主要由以下內容構成：由原生電子檔案、檔案數字化成果、經濟社會運行及管理信息的歸檔數據庫等構成的檔案內容信息資源，由檔案目錄、檔案索引等構成的檔案管理信息資源，基于RFID（射頻識別）技術的檔案實體信息資源，由媒體信息、網站信息、非物質文化信息等構成的城鄉記憶資源，由用戶信息、檔案利用信息、檔案數據挖掘信息等構成的檔案應用信息資源，由供電信息、溫濕度信息、安保信息等構成的檔案館樓宇管理信息資源。這些資源既可以讓用戶感知和獲取檔案內容信息，滿足利用需求；也可以讓管理者感知和獲取檔案管理信息，協同處理檔案業務工作。