檔案托管存儲(chǔ)方案

一、檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。

二、庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，隨時(shí)對(duì)檔案裝具進(jìn)行除塵，以防止有害物質(zhì)的侵蝕。

三、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放容易起燃物品。

四、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取整改措施。

五、嚴(yán)格遵守檔案的審批、鑒定等管理制度，重要文件要逐份登記造冊。

六、對(duì)館內(nèi)檔案每年進(jìn)行一至二次檢查，主要核實(shí)帳、物、卡是否相符，以防檔案被拿出時(shí)而造成丟失，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、處理。

七、對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防止信息的丟失與損壞。

八、配備相應(yīng)的安全滅火設(shè)備設(shè)施。

九、對(duì)庫房內(nèi)的電器、電路需要經(jīng)常進(jìn)行定期檢查維護(hù)。

檔案在存儲(chǔ)前需要如何進(jìn)行分類？

文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值而進(jìn)行分類立卷，保證齊全、完整，才能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用;

應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，以及檔案時(shí)間分、長期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理和分類歸檔

各種文件資料按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄，其不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。

檔案存儲(chǔ)前的過程

采集:由圖像錄入工作站把檔案資料通過掃描儀或通過圖像采集平臺(tái)轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能識(shí)別的圖像數(shù)據(jù)，并對(duì)該檔案文檔進(jìn)行索引要素的錄入。

索引:可以在線保存多張檔案數(shù)據(jù)的原件圖像，如果希望眾多的文檔圖像在以后查詢時(shí)被快速、準(zhǔn)確的定位，就要為每一張采集到的圖像加上一個(gè)特定的'標(biāo)簽”，這個(gè)標(biāo)簽就是索引值。索引值可以是檔案名稱、發(fā)生日期等信息。索引值輸入成功就完成了索引。

核對(duì):當(dāng)用戶的應(yīng)用系統(tǒng)采用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中處理主機(jī)系統(tǒng)，檔案的要素?cái)?shù)據(jù)在其他系統(tǒng)已經(jīng)錄入過，并保存在主機(jī)中。在這種情況下，要求本系統(tǒng)中對(duì)同一張憑證所加的索引值，與主機(jī)中該憑證的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)嚴(yán)格校核并確保一致。