檔案數字化加工

將已打孔的檔案平放于桌面，其左手持檔案下邊，右手握錐子從中間孔往上穿出，勾住裝訂線后再往下拉出，然后用同樣的方法勾出上下方的裝訂線后取出錐子，將檔案背面朝上，把上下方的裝訂線穿入中間孔然后把線圈拉緊打結；

折疊卷皮，將檔案用卷皮包裹，即完成裝訂。

件級管理裝訂：用雙頭不銹鋼釘書機裝訂，將檔案左對齊、下對齊后，把檔案左邊的那面放入裝訂機，按壓裝訂機柄后即可完成檔案，其次較厚的檔案，在雙頭釘書機無法裝訂時可以采用三孔裝訂。將數字化加工完畢后的檔案歸還檔案存放處所。

檔案數字化加工的具體流程是什么呢？

檔案數字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等過程實現全生命周期的自動化管理。

1、檔案收集：按照檔案形成的規律，把各企業單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。

2、檔案整理：根據不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規范化處理。

3、掃描錄入：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統歸檔，采用檔案管理系統，且分類保管檔案。

4、歸檔入庫：根據國家檔案分類要求標準，其建立標準檔案的分類，并且進行歸檔。

5、檔案利用：其通過檔案管理系統的借閱手續，將檔案資料直接可以為各企業單位提供檔案的利用服務工作。

6、檔案統計：運用統計技術和方法，通過數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢情況，這樣可以了解和掌握檔案工作總體情況。

7、檔案鑒定：利用系統檔案文件的現實價值和歷史價值以及年限，進行存毀的判斷條件。

8、檔案銷毀：根據不同年限檔案和不具有保存價值的檔案，要在系統上導出目錄，且將相對應的檔案消除或銷毀。

檔案數字化加工

在整理檔案時，常會發現有檔案破損以及正文與復印件如何區分等情況，為了方便掃描，破損情況嚴重的檔案需進行托裱。復印件檔案需在該文件的首頁右上角加蓋藍色“F”字樣，以便在查找利用時區分正文件與復印件。

且每次的校對是為了減輕后續工作量，提高掃描速度，將整理后的檔案以50%進行抽查，抽查檔案是否達到上述整理要求所涉及到的內容。

檔案數字化在整理時應注意什么？

在掃描之前，對于需掃描的檔案進行整理，整理時有以下環節應注意：

檔案數字化的關鍵一步就是通過掃描將紙質檔案轉變為電子檔案，在掃描過程中應注意：掃描方式和命名。對掃描過程中出現歪斜、黑邊、命名錯誤、掃描格式錯誤、多掃、漏掃、掃描質量模糊等問題要進行改正。數據錄入需按照現行檔案管理標準規定的檔案卷內目錄和案卷目錄以及實行歸檔改革后形成的檔案目錄。