檔案文件在整理過程中要注意維護和保持原有的基礎

檔案文件是在特定的歷史、條件、環境、事件背景下形成的，在整理過程中一定要維護和保持，以便未來再現這種歷史聯系。檔案的整理應該充分利用原有的基礎，充分重視和利用先前整理的基礎，不要輕易的打亂、重整。

例如業務部門或者文書人員整理的順序、整理的方法，如果僅因為個人感覺已經落伍，就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做，像這種觀念是不可取的，我們提倡應該充分的重視和利用之前已經整理好的那種已有的這個基礎。

檔案整理的兩大要素

①系統排列和編目

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工

②局部調整

對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整

檔案整理方法

首先需要確保產品、項目型號等全部檔案資料的性和真實性，在整理時，將相關檔案資料進行集中相鄰排列，確保相關檔案信息能夠形成整體性。在運用案卷級整理方法時，需要對檔案信息著錄的深入度加強重視，確保后期檔案信息查找的效率和準確性，在實際整理過程中，可對案卷概念予以保留，對整卷裝訂的方式進行改進，將卷內文件分別進行獨立裝訂，再根據卷內文件序號進行檔案文件的編號和排列。通過這種整理方法，能夠使檔案案卷的文件級信息著錄得以實現，能夠更好地滿足檔案信息查找利用的需求，同時使同一型號、同一產品、同一項目的檔案整體性得以有效保證。