檔案整理的實用技巧

在檔案整理過程中，如同時運用文件級檔案整理和案卷級檔案整理兩種檔案整理方法進行檔案分類，在進行排列時，可以將同一級類目、同一年度檔案進行統(tǒng)一排列，并按文件級檔案在前、案卷級檔案在后的方式進行排列。另外，文件級檔案可根據(jù)檔案的保管期限長短進行逐一排列，案卷檔案可根據(jù)型號、項目、產(chǎn)品等編號次序進行逐一排列，有利于后續(xù)的檔案管理和開發(fā)利用。

積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀

積存零散文件的整理，一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，這個作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。

檔案整理方面公司的定位和投入決定高度和成果質(zhì)量

中泰德信公司的工作有序化、規(guī)范化，檔案建設(shè)是重要的一環(huán)。目前在硬件投入的基礎(chǔ)上，正在進行檔案的整理、歸檔工作?？偟南敕ㄊ?立足于高起點，規(guī)范化進行整理和建設(shè)。

按照中泰德信公司的職能、業(yè)務(wù)特點及檔案管理的要求，分成:

1、文書檔案整理

主要內(nèi)容是:上級文件、同級文件及各類材料。

2、會計檔案整理

主要內(nèi)容是:帳目、憑證、報表等。

3、人事檔案整理

主要內(nèi)容是:干部人事檔案、人事調(diào)動文件、受獎懲情況、基本信息資料等。

4、科技檔案整理

主要內(nèi)容是:重大科技創(chuàng)新成果、學術(shù)協(xié)會資料、調(diào)研成果等。

檔案整理需要緊密負責的分工配合和協(xié)調(diào)統(tǒng)一

按照分工負責、各司其職、各負其責、齊全完整、應(yīng)歸盡歸的原則，強化組織領(lǐng)導，加強業(yè)務(wù)知識學習，檔案文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。檔案文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。檔案文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。