檔案數字化加工的優勢

1、確保傳統載體檔案的安全保障，減少檔案被各種人為損害或自然侵害等安全系數；

2、實現檔案精細化、自動化管理的基礎；

3、可以通過網絡傳送，實現檔案信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用；還可以通過大數據技術，對檔案信息進行自動檢索；

4、節省檔案館（室）的日常工作，把工作人員從繁重、復雜的勞動中解放出來；

5、是檔案館（室）同其他部門實現對接的需要。在辦公自動化、信息傳輸網絡化日益普及的情況下，社會上很多部門已經實行了無紙辦公和信息的網絡傳送。傳統載體檔案不數字化，根本無法與其他單位對接，無法融入社會。

檔案掃描的準備工作及操作方法

1、坐姿及檔案排放：

（1）掃描人員應端坐在掃描儀的正側面；

（2）將檔案橫放在掃描儀的左斜后方；

（3）右手大拇指帶上拇指套。

2、檔案送紙掃描方法：

（1）右手拿住檔案的側面從掃描儀的側面進行送紙放入后繼續拿下一張檔案；

（2）同時左手在掃描儀的出紙端口接住掃描完畢的檔案將檔案輕放在出紙口，如此往復完成一卷檔案的掃描；

檔案數字化加工還需要做哪些準備工作？

1、核對卷內文件目錄與檔案是否相符；

2、核對卷內文件目錄與卷皮上的件數、頁數是否相符；

3、檢查掃描完畢的檔案有無破損、幅面過小的情況，其對破損、幅面過小的檔案進行于裱糊的方式修補；

4、將整齊的檔案用兩個裝訂夾同時夾住檔案與裝訂邊的上方和下方；

5、將已夾整齊的檔案放至裝訂臺，左手食指與中指分開，摁住裝訂邊的中間位置，右手持電鉆在食指與中指之間打孔，電鉆應垂直于檔案，用同樣的方法將檔案的裝訂邊打三孔即可。

檔案數字化加工

數據移交是掃描和處理工作完成之前的后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規定。且在交接手續時經雙方蓋章確認后方才生效。中泰德信檔案管理系統當中有一個檔案移交功能，通過系統，用戶可以直接選取多個需要移交的檔案，便可以一鍵移交檔案了。為了方便客戶能輕松簡便的查閱、打印及檢索利用檔案，我們會將紙質檔案已掃描完成轉變為電子檔案的數據與相對應的條目數據進行連接，掛接完成后的電子文件我們確保紙質清晰、查閱及檢索利用的正確率不超過3‰