“檔案數(shù)字化加工”一般是指“掃描服務(wù)嗎”
掃描服務(wù)(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等)是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式,隨著信息化建設(shè)的加速和無(wú)紙化辦公的要求,要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用,掃描服務(wù)順應(yīng)了這一潮流,并在這幾年內(nèi)快速興起。掃描服務(wù)融合了檔案掃描、OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù),可以將數(shù)以萬(wàn)計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。

檔案數(shù)字化加工的前提條件是什么呢?
檔案調(diào)卷
這個(gè)過(guò)程要定一個(gè)專門的負(fù)責(zé)人與客戶(檔案館庫(kù)房管理員)共同完成,將待加工的檔案從庫(kù)房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場(chǎng),對(duì)檔案要逐份清點(diǎn),并辦理檔案交接登記,與客戶做好交接記錄,確定無(wú)誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。
整理及著錄
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件,如果沒有正確的檔案目錄,會(huì)給后序工作帶來(lái)很多麻煩,所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。

檔案數(shù)字化加工的優(yōu)勢(shì)
1、確保傳統(tǒng)載體檔案的安全保障,減少檔案被各種人為損害或自然侵害等安全系數(shù);
2、實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化、自動(dòng)化管理的基礎(chǔ);
3、可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送,實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、多人異地同時(shí)利用;還可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù),對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)檢索;
4、節(jié)省檔案館(室)的日常工作,把工作人員從繁重、復(fù)雜的勞動(dòng)中解放出來(lái);
5、是檔案館(室)同其他部門實(shí)現(xiàn)對(duì)接的需要。在辦公自動(dòng)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化日益普及的情況下,社會(huì)上很多部門已經(jīng)實(shí)行了無(wú)紙辦公和信息的網(wǎng)絡(luò)傳送。傳統(tǒng)載體檔案不數(shù)字化,根本無(wú)法與其他單位對(duì)接,無(wú)法融入社會(huì)。

檔案數(shù)字化加工掃描時(shí)的注意事項(xiàng)
1、送紙進(jìn)入小圖掃描儀時(shí)確保檔案端正、不歪斜;
2、檔案順序不能亂,不混檔,避免增加還原裝訂的工作量;
3、掃描時(shí)應(yīng)注意掃描成像質(zhì)量,例如:出現(xiàn)圖像變形、有彩杠等與原始圖像不一致時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃;
4、雙面(反面有文字信息或其他信息)有內(nèi)容時(shí),注意雙向掃描避免漏頁(yè)的情況發(fā)生;
5、掃描時(shí)盡量不要損壞紙張,注意保持原檔原貌;
6、同一卷有大圖掃描和小圖掃描,其圖像合卷應(yīng)注意相對(duì)應(yīng)的卷號(hào),且合卷時(shí)不能修改、移動(dòng)、刪除卷內(nèi)的圖像;



