以比較有象征性的電子化智能會議系統為例子，無紙化會議系統軟件就兼具了開會會中會議后的各項工作。 大會的安全性自不必說，后臺管理系統要適用三員管理方法，大會要有密級定義，材料要有數據加密方式，文檔查詢管理權限要可設定，共享要有目的性，大會工作人員確定可刷可指紋驗證，全是不錯的方法。選購時可了解生產廠家其信息保密作用是怎么樣達成的。無紙化會議系統軟件的盛行的要求點，一是管理決策必須，重要大會必須更認真細致的技術管理決策協助系統軟件。二是大會材料立即分享，日漸繁雜，多種形式。再者，好的會議室系統不但要在大會中具有較好的協助功效，也反映在開會準備工作的便捷。

會議設備:視頻（電視/低溫等離子顯示屏、投影儀/視頻展示柜臺、DVD/錄相機）聲頻（CD/MD、功放機、調音臺、麥克風等）數據信息機器設備（電子計算機）等相應機器設備。環保設備工程：溫/環境濕度控制器、燈光效果、電動式投影幕布、智能窗簾、感應門、電動升降平臺等。無紙化會議系統軟件是采用根據互聯網技術的無紙化會議互動系統軟件、當代通信技術、聲頻技術性、視頻產品、軟件開發，根據材料的電子器件互換完成大會的電子化。其基本特征是：文件傳送數字化，文檔表明數字化，文件編輯智能化系統，文檔I/O可控性化。關鍵作用主要是完成會議簽到系統、文檔派發、上傳文件、數據同步演試、記名等作用。與此同時，無紙化會議系統軟件使工作環境更為低碳環保，也增強了工作效率。伴隨著社會的發展趨勢，無紙化會議系統軟件遭受很多的親睞，已變成會議音響系統的一大發展趨勢。

傳統式的一支話筒兩部音響就能開一場交流會的時期早已以往，伴隨著經濟發展的發展趨勢和信息科技的日漸提升 ，大家針對會議的品質規定愈來愈高。不僅要確保到會議的，也需要確保到會議的實際效果。而數據會議系統軟件做為技術的會議電子器件電子控制系統，能充分運用本身優點，更強的解決不一樣方式和場所的技術會議。

全數據會議系統軟件以互聯網為服務平臺，選用數字音頻無線通信技術，與PC、多媒體系統等機器設備相互配合應用，完成當代新科技會議；而且工程施工走線簡易，便捷實際操作，安全性強等。達到會議講話探討、每日簽到決議、拍攝等運用要求。廣泛運用于：圓餐桌會議室、小方桌會議室、多功能會議室、餐廳包房、多功能廳等各種各樣會議場地。