電子檔案規(guī)范進(jìn)行著錄有利于提高利用和其憑證作用

隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿(mǎn)足電子檔案著錄工作的實(shí)際需要，加強(qiáng)電子檔案的管理，明確電子檔案可以對(duì)數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，準(zhǔn)確地對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行著錄，這樣不僅可以有效提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時(shí)還能夠保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。

檔案整理服務(wù)過(guò)程

對(duì)于必須接收和征集的零散檔案，進(jìn)行包括整理工作全部?jī)?nèi)容的系統(tǒng)化和編目是非常有必要。

檔案整理要求保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管利用。文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系有時(shí)可采用不同的方法，在優(yōu)選時(shí)應(yīng)以便于檔案保管和利用為其要求，并使二者統(tǒng)一起來(lái)。

檔案實(shí)體整理的環(huán)節(jié)和信息開(kāi)發(fā)概念

檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、咨詢(xún)、函調(diào)、以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，將各種檔案整理成方便人員管理和利用的有序整體的一項(xiàng)工作。

對(duì)于檔案整理工作而言，它的主要內(nèi)容分為：區(qū)分全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等

檔案整理的質(zhì)量由人員水平和管理人員決策共同決定

檔案整理工作的質(zhì)量會(huì)直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，盡可能的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存文件特別是零散文件不管是從種類(lèi)上還是從載體上來(lái)說(shuō)，都具有多樣化的特點(diǎn)，所以還需要及時(shí)更新管理方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更多的要求。